Apartman yöneticisi, apartmanın ortak yerlerinin bakımı, temizliği, güvenliği ve işletmesi ile ilgili görevleri yerine getiren ve kat malikleri kurulu tarafından seçilen kişidir. Apartman yöneticisi, kat maliklerine karşı aynen bir vekil gibi sorumlu olup, aynı zamanda kat maliklerine hesap vermekle yükümlüdür Bu nedenle, apartman yöneticisi, kat malikleri kurulunun onayı olmadan keyfi olarak harcama yapamaz.
Apartman yöneticisinin harcama yapabilmesi için, öncelikle kat malikleri kurulunun belirlediği işletme projesine uygun olması gerekir. İşletme projesi, apartmanın gelir ve gider kalemlerini, bütçesini, aidat miktarlarını ve ödeme şekillerini gösteren bir belgedir. Apartman yöneticisi, işletme projesinde öngörülen bütçe dahilinde ve kat malikleri kurulunun verdiği yetki çerçevesinde harcama yapabilir. Örneğin, kat malikleri kurulu, apartmanın temizlik, asansör bakımı, su, elektrik, doğalgaz, sigorta gibi giderlerini yöneticiye bırakabilir. Bu durumda, yönetici bu giderleri karşılamak için harcama yapabilir.
Ancak, apartman yöneticisi, işletme projesinde öngörülmeyen veya kat malikleri kurulunun onayını gerektiren harcamaları tek başına yapamaz. Örneğin, apartmanın boyanması, çatı onarımı, bahçe düzenlemesi, güvenlik kamerası kurulması gibi önemli ve masraflı harcamalar, kat malikleri kurulunun kararı olmadan yapılamaz. Bu tür harcamalar, kat malikleri kurulunun toplanma ve karar yeter sayılarına göre alınacak kararlarla belirlenir. Apartman yöneticisi, bu kararlara uymak zorundadır.
Apartman yöneticisi, kat malikleri kurulunun onayı olmadan harcama yaparsa, bunun sonuçlarına katlanmak zorunda kalır. Kat malikleri kurulu, yöneticinin usulsüz yaptığı harcamalar ve zimmetine geçirdiği paralar nedeniyle ona karşı dava açabilir. Ayrıca, kat malikleri kurulu, yöneticinin görevden alınmasını da isteyebilir. Bu nedenle, apartman yöneticisi, kat malikleri kurulunun onayı olmadan harcama yapmamalıdır.