Yönetici Değişiminde Hangi Evraklar Teslim Alınmalı? Tam Kontrol Listesi

sergen · Ksm 20, 2025, 06:16 ÖS

Yönetici Değişiminde Hangi Evraklar Teslim Alınmalı? Tam ve Eksiksiz Kontrol Listesi

GİRİŞ
Apartman veya site yöneticisi değiştiğinde yapılacak en önemli işlem, tüm evrakların eksiksiz teslim alınmasıdır. Çünkü eski yöneticiden alınmayan her belge, yeni yöneticinin hem yasal hem de mali açıdan zor durumda kalmasına neden olur. Bu rehberde yönetici değişiminde alınması gereken tüm evrakları eksiksiz bir kontrol listesi şeklinde sunuyoruz.

1. Mutlaka Teslim Alınması Gereken Defterler

a) Karar Defteri
• Tüm kararlar mevcut mu?
• Son sayfada imzalar tam mı?
• Ek kararlar eklendi mi?

b) Gider Defteri (Gelir–Gider Defteri)
• Her gider yazılmış mı?
• Fatura numaraları işlenmiş mi?
• Belgesiz gider var mı?

c) İşletme Projesi Defteri
• Yıllık bütçe hazırlanmış mı?
• Aidat planı yazılı mı?

2. Teslim Alınması Gereken Mali Belgeler

a) Faturalar ve Makbuzlar
• Tüm dönem faturaları
• Ustalara yapılan ödemeler
• Elektrik, su, asansör, hidrofor giderleri
• E-fatura PDF'leri (USB veya mail ile)

b) Banka Dökümleri
• Hesap hareketleri
• Dekontlar
• ATM çekimleri
• EFT/Havale kayıtları

c) Kasa Durumu
• Kasada kalan nakit
• Bozuk para listesi
• Kasa teslim formu

3. Sözleşmeler ve Resmi Belgeler

✓ Asansör bakım sözleşmesi
✓ Temizlik personeli sözleşmesi
✓ Güvenlik sözleşmeleri
✓ Jeneratör, hidrofor bakım sözleşmeleri
✓ Yönetim firması sözleşmesi (varsa)
✓ Önceki yıllara ait karar fotokopileri
✓ Hukuki süreç belgeleri (icra, tebligat, dava evrakı)

4. Tüm Anahtarlar Teslim Edilmeli

• Elektrik panosu anahtarı
• Jeneratör odası
• Hidrofor odası
• Kapıcı dairesi (varsa)
• Depo – çatı erişim anahtarları
• Güvenlik kamerası kayıt cihazı (DVR) şifresi
• Apartman giriş şifreleri & kartları

Anahtar eksik bırakılması en büyük sorundur; mutlaka tutanakla teslim alınmalıdır.

5. Dijital Belgeler

Modern yönetimlerde dijital belgeler hayati önem taşır:

✓ Excel gider tabloları
✓ PDF faturalar
✓ E-arşiv kayıtları
✓ Kamera kayıt cihazı şifresi
✓ Site WhatsApp grubu yönetimi
✓ Bulut klasörleri (Google Drive vb.) erişimi

Eski yönetici bu dijital erişimleri devretmek zorundadır.

6. Borç-Alacak Durumu Mutlaka Yazılı Teslim Alınmalı

Yeni yönetici mutlaka şunu istemelidir:

• Aidat borç listesi
• Kasa mevcudu
• Banka mevcudu
• Bekleyen ödemeler (asansör, temizlik, elektrik vs.)
• Açık icra dosyaları
• Siteden alacaklı ustalar / firmalar

Yazılı teslim olmadan işe başlanmamalıdır.

7. Devir Teslim Tutanağı Nasıl Olmalı?

Aşağıdaki maddeler bulunmalıdır:

• Teslim edilen defterler
• Teslim edilen faturalar
• Banka ve kasa durumu
• Anahtar teslim listesi
• Sözleşme dosyaları
• Eksik evrak listesi (varsa)
• Eski yöneticinin imzası
• Yeni yöneticinin imzası
• En az 2 malik şahit imzası

Bu tutanak olmadan hiçbir yönetici görevi devralmamalıdır.

8. Eski Yönetici Evrakları Vermezse Ne Olur?

Bu durumda:

❌ Noter ihtarnamesi gönderilir
❌ Olağanüstü toplantı yapılır
❌ KMK m.38 gereği tazminat süreci başlar
❌ Savcılığa suç duyurusu yapılabilir
❌ Mahkeme zorla teslim kararı verir

Yönetici defter ve evrakları vermek zorundadır, yoksa hukuki sorumluluk doğar.

SONUÇ

Yönetici değişiminde teslim alınması gereken evraklar; mali belgeleri, defterleri, sözleşmeleri, anahtarları ve dijital bilgileri kapsar.
Eksiksiz devir teslim, yeni yöneticiyi korur ve hukuki sorunları engeller.

YONETICIM.ORG

Yönetici Değişiminde Hangi Evraklar Teslim Alınmalı? Tam Kontrol Listesi

sergen

Yoneticim.org Apartman Site Yönetimi Bilgi Paylaşım Platformu

Yönetim Rehberleri

Viva Yönetim Kurumsal

İletişim