Karar Defteri Kaybolursa Ne Olur? Yeni Karar Defteri Nasıl Açılır? Yasal Süreç v

sergen · Ksm 20, 2025, 06:23 ÖS

Karar Defteri Kaybolursa Ne Olur? Yeni Karar Defteri Nasıl Açılır? Yasal Süreç ve Uygulama Rehberi

GİRİŞ
Karar defteri, apartman ve site yönetiminin en kritik resmi evrakıdır. Bu defterin kaybolması, yok edilmesi veya teslim edilmemesi ciddi hukuki sonuçlar doğurur. Çünkü karar defteri; alınan kararların yasal kanıtı, oy oranlarının kaydı, yönetimin yetkisinin belgesi ve tüm resmi işlemlerin temel dayanağıdır. Bu içerikte, karar defterinin kaybolması durumunda neler olacağını ve yeni defterin nasıl açılması gerektiğini SEO uyumlu tam rehber formatında açıklıyoruz.

1. Karar defterinin kaybolması neden büyük sorun yaratır?

Çünkü karar defteri:

✓ Alınan kararların tek yasal ispatı
✓ Oy çokluğunun resmi kanıtı
✓ Banka hesap açılışı ve resmi işlemlerin zorunlu evrağı
✓ Yönetimin yetki dayanağı
✓ Yönetim dönemlerinin tarihsel kaydı

Dolayısıyla kaybolan bir karar defteri → Yönetimi hukuken "yetkisiz" bırakabilir.

2. Karar defteri kaybolursa kim sorumlu olur?

Karar defterinin kaybından birinci derece sorumlu kişi YÖNETİCİDİR.

Yönetici şu konularda sorumlu tutulabilir:

❌ Belgeleri korumama
❌ Usulsüzlük şüphesi
❌ Görevi kötüye kullanma
❌ Belge gizleme iddiası
❌ Tazminat sorumluluğu
❌ Mahkemede savunma verme zorunluluğu

Kaybın kasıtlı olup olmadığı incelenebilir.

3. Karar defteri kaybolduğunda hemen yapılması gerekenler

En doğru işlem sırası şudur:

Aşama 1: "Karar Defteri Kayıp Tutanağı" hazırlanır
Bu tutanakta şu bilgiler olmalıdır:

• Kayıp fark edildiği tarih
• Kayıp nedeni (biliniyorsa)
• Yönetim veya maliklerin şahitliği
• "Defter bulunamadı" beyanı
• Yönetici ve en az 2 malik imzası

Bu tutanak yeni deftere ilk sayfa olarak eklenir.

Aşama 2: Olağanüstü toplantı yapılır
Gündem maddesi:

"Karar defterinin kaybolması nedeniyle yeni karar defteri açılması."

Aşama 3: Yeni karar defteri mühürlenir
Yeni defterin ilk sayfasına:

• Kayıp tutanağı fotokopisi
• Toplantı kararı
• Yeni defterin açılış tutanağı

eklenir.

4. Karar defteri kaybında mahkeme süreci gerekir mi?

Her zaman gerekmez, ancak şu durumlarda mahkeme süreci açılabilir:

✓ Defterin kasıtlı olarak saklandığından şüphe varsa
✓ Eski yönetici defteri teslim etmiyorsa
✓ Defterde önemli kararlar kayıpsa
✓ Defter kaybı yüzünden zarar oluştuysa

Bu durumlarda mahkeme, yönetici veya eski yönetici hakkında inceleme başlatabilir.

5. Eski yönetici karar defterini teslim etmezse ne yapılır?

Bu en sık yaşanan problem.

Eski yönetici defteri vermezse:

❌ Noter ihtarı
❌ Tazminat davası
❌ Savcılık başvurusu (güveni kötüye kullanma)
❌ Zorla teslim kararı
❌ Yönetim devrinin geçersiz sayılması

Uygulamada en etkili yöntem → Noter ihtarıdır.

6. Yeni karar defteri nasıl açılır? (Adım Adım Uygulama)

1. Yeni karar defteri satın alınır
Cepli, noter onaylı karar defteri önerilir.

2. İlk sayfaya "Açılış Tutanağı" yazılır
Bu tutanakta şu bilgiler yer alır:

– Eski defterin kayıp olduğu
– Kayıp tutanağının eklendiği
– Yeni dönem için defterin açıldığı
– Yönetici + denetçi + en az 1 malik imzası

3. Kayıp tutanağı eklenir
Kayıp tutanağının imzalı bir kopyası mutlaka konur.

4. Toplantı kararı eklenir
"Yeni defter açılması oy birliği ile kabul edilmiştir."

5. Defter mühürlenir (mümkünse)
Kaşe / mühür defteri resmiyet kazanır.

7. Eski kararların geçerliliği ne olur?

Karar defteri kaybolsa bile:

• Eski kararlar tamamen geçersiz olmaz
• Toplantı tutanaklarının fotokopileri varsa geçerlidir
• Banka, firma, asansör servisi gibi kurumlarda kayıt varsa bunlar delil sayılır

Ancak:
Eski kararları artık "orijinal defterle" ispat edemezsiniz.

Bu da hukuki zayıflık oluşturur.

8. Karar defteri kaybı gelecekte yönetimi nasıl etkiler?

✓ Yeni yönetim kararlarını zayıflatır
✓ Toplantıların ispat yükünü artırır
✓ Eski harcama ve giderlerde şüphe oluşturur
✓ Denetçi raporlarında "ağır usulsüzlük" olarak geçer
✓ İleride bir malikin açacağı davada dezavantaj yaratır

Bu nedenle kayıp mutlaka resmi tutanakla kayıt altına alınmalıdır.

SONUÇ

Karar defterinin kaybolması ciddi bir yönetim sorunudur ve yöneticinin hukuki sorumluluğunu doğurur.
Ancak doğru şekilde tutanak hazırlanır, toplantı yapılır ve yeni defter resmi olarak açılırsa süreç sağlıklı şekilde yönetilebilir.

Eksiksiz tutanak + yeni defter açılışı = Yasal olarak sorunsuz yönetim.

YONETICIM.ORG

Karar Defteri Kaybolursa Ne Olur? Yeni Karar Defteri Nasıl Açılır? Yasal Süreç v

sergen

Yoneticim.org Apartman Site Yönetimi Bilgi Paylaşım Platformu

Yönetim Rehberleri

Viva Yönetim Kurumsal

İletişim